Suspesa l'obligació de legalitzar per medis telemàtics els llibres d'actes i de socis de les empreses

Totes les societats mercantils tenen l'obligació de legalitzar els llibres de comerç en el Registre Mercantil. Fins que es va promulgar la Llei d'Emprenedors els llibres a legalitzar en el Registre Mercantil eren els llibres de comptabilitat: llibre diari i llibre de balanços. I la legalització es podía fer per medis telemàtics o físicament, legalitzant els llibres impresos als quatre mesos del seu tancament. La legalització és un tràmit que es fa al Registre Mercantil que oficialitza els llibres i n'evita la seva manipulació formal posterior. La resta dels llibres es legalitzen a l'inici de la seva utilització quan estan en blanc i un cop complerts es diligencia el seu tancament.

Doncs la Llei 14/2013 de recolzament a l'emprenedor i la seva internacionalització va sancionar en el seu article 18 l'obligació de legalitzar únicament per medis telemàtics (obviant que la majoria d'empreses utilitza llibres de paper per transcriure les actes de les juntes de socis i accionistes, del consell d'administració o els llibres registre de participacions socials) els llibres de comerç, incloent els llibres d'actes i els llibres registre de participacions socials que fins ara no era obligatori legalitzar-los anualment.

Si bé seria discutible que aquesta disposició legal es pugui considerar una mesura de recolzament a l'emprenedor sinó més aviat seria carregar-lo amb un cost adicional, a part del fet que existeixen nombroses opinions que consideren la norma inconstitucional, el fet és que està aprovada i per tant, com tota Llei cal cumplir-la. Normalment, la modificació de les normes legals relatives a les societats per part del Parlament porta aparellada la modificació del Reglament del Registre Mercantil, una norma d'àmbit reglamentari la potestat de modificació del qual recau en el Govern de l'Estat.

Doncs resulta que el Govern de l'Estat no va dictar cap mena de norma de carácter reglamentari, i va ser la Direcció General de Registres i del Notariat, qui el dia 12 de febrer de 2015 va publicar una Instrucció en la qual regulava la forma de portar a terme el compliment d'aquesta obligació legal, la legalització de llibres per medis telemàtics, un cop emplenats i amb una periodicitat anual.

 

 

Aquesta Instrucció era un autèntic despropòsit, i com veurem, ha acabat als tribunals. Així, s'excedia clarament l'àmbit que és propi a aquesta mena de reglamentació (donar instruccions als Registradors ex article 21 Llei 30/1992) per a contenir una complerta reglamentació sobre la obligació quan la Direcció General de Registres i Notariat no té potestat reglamentària i adreçar-se no només a registradors sinó a altres subjectes. Entre d'altres es desenvolupa l'article 327 de la Llei d'Enjudiciament Civil en materia de prova sobre els llibres de comerç i innova l'ordenament jurídic en diversos aspectes. I no només això, sinó que la Direcció General en la seva instrucció no garantía la confidencialitat en la transmissió de les dades, de forma que les dades confidencials de les empreses tenien la possibilitat de ser filtrades a tercers des del Registre Mercantil. I en aquests llibres hi ha dades molt i molt confidencials, com poden ser les transmissions de les accions o participacions de la societat o els secrets de totes les companyies en forma de deliberacions dels seus Consells d'Administració sobre actuacions de futurs o negocis que poden ser controvertits.

L'associació sense ànim de lucre "Emisoras Españolas", entitat que agrupa algunes grans companyies cotitzades (amb un gran interés a protegir la confidencialitat) va formular, una demanda judicial en forma de recurs contenciós administratiu contra la mencionada ordre, al·legant no només diferents infraccions legals de la Instrucció sinó sobretot, el fet que la norma podía vulnerar la Llei de Protecció de Dades i les obligacions de confidencialitat i secret que tenen els Administradors de les societats de capital en relació a les dades que consten en els llibres d'actes o els llibres registre de participacions socials.

Com que l'article 18 de la Llei d'Emprenedors i la Instrucció obligaven a legalitzar els llibres abans de 4 mesos després del tancament de l'exercici (habitualment 30 d'abril), l'esmentada associació va demanar mesures cautelars. I el tribunal les ha adoptat el dia 27 d'abril.

La  Interlocutòria de 27 d'abril de 2015 de la Secció Sisena del Tribunal Superior de Justícia de Madrid, estableix que queda en suspèns la mencionada instrucció fins que es resolgui el recurs declarant vigent la normativa precedent, i tot això, després de ponderar l'interès públic de la norma (seguretat jurídica en el tràfic mercantil) amb els interessos privats (no desvetllar secrets o dades confidencials), declarant prevalents aquests, que es podrien posar en perill de forma irreparable de no suspendre's la norma.

Per tant, suspesa la norma, no és obligatori legalitzar els llibres d'actes, llibres registre de participacions abans del 30 d'abril de 2015 en el Registre Mercantil, ja que segueix vigent el règim anterior (per societats constituïdes abans de l'entrada en vigor de la Llei de l'Emprenedor) que estableix la obligació de legalitzar el llibre d'actes o de participacions en blanc i abans d'utilitzar-lo, no essent gens encertats ni rigorosos processalment arguments en contra als que hem tingut accés (i que sembla que tenen per interés últim la percepció d'un arancel) que manifesten que l'esmentada interlocutòria encara no és ferma ja que contra la mateixa cap recurs, ja que les resolucions judicials són aplicables fins que no són reformades com a conseqüència d'un recurs que normalment es presenta en un sol efecte (i per tant sense efecte suspensiu de la suspensió acordada).

De totes formes, tot i la suspensió de la Instrucció, hem recomanat als nostres clients de presentar una instancia al Registre Mercantil comunicant que no els legalitzaran atès el contingut de la interlocutòria i la necessitat de preservar la confidencialitat de les dades.


Jaume Pich i Macià
Advocat.